El coste oculto de las reuniones ¿Lo conoces?

Las reuniones en empresa es un coste que, muchas veces, se olvida calcular. Estamos tan acostumbrados a tener poco control sobre nuestro tiempo, que lo dejamos ir en reuniones que, por desgracia, son a menudo ineficientes.

Si vamos muy en profundidad en el cálculo, podemos desglosar incluso el coste por minuto. Si tenemos una reunión de 15 personas, que dura 3 horas, el coste de esta reunión será de aproximadamente de 900 euros. 

Aparte del coste a la hora, tenemos el coste de oportunidad – lo que hubiéramos producido si este tiempo no lo hubiéramos pasado en reuniones. Hay que multiplicar este coste por dos.

Ahora, desglosemos más en detalles los errores que te pueden hacer perder dinero:

• La reunión empieza 10 minutos tarde: 50 €
• Discusión sobre la familia y el tiempo durante 10 minutos: 50€
• El tercio de la reunión se pasa en conversaciones sin rumbo ni decisiones claras tomadas: 300€

Las reuniones, cuando están bien organizadas, son algo que pueden aportar muchísimo valor y crear muchas nuevas ideas. Sin embargo, cuando están mal planificadas, pueden resultar en un coste alto.

Sin embargo, es un coste oculto porque :

– No hay rastro de ninguna factura con este coste, que tengamos que pagar

– Es difícil evaluar con precisión este coste.

Entonces, ¿cuales pueden ser las soluciones a estas reuniones poco productivas?

– Definir unos resultados esperados para la reunión. Sería cómo empezar con el fin en la cabeza. ¿Cuales son los resultados deseados de la reunión? ¿Con qué elementos los asistentes se marcharán de la reunión? Decisiones, acuerdos, un plan, una solución a un problema. Hay que ser muy explicito con estos resultados.

– Análisis de los asistentes. Analizando los resultados esperados de la reunión, habrá que hacer una lista de asistentes que vendrán a la reunión. Por ejemplo: los que implementarán las decisiones tomadas, los que tienen la autoridad para tomar una decisión, los que tienen el poder financiero, etc. Con esta lista, habrá que decidir quién asistirá y quién no a la reunión.

– Logística de la reunión. Basado en los resultados esperados de la reuniones, habrá que elegir el espacio perfecto para la reunión. Tamaño de la Sala, Configuración de la Sala, Equipamiento audiovisual. El tamaño de la sala puede hacer que la reunión sea un éxito o un fracaso. Mejor elegir también la mejor ubicación. También no olvidar la comida: la reunión tendrá catering o no? Mejor no jugársela en estos temas y elegir un proveedor de confianza para reservar su sala de reuniones. Uno de los mejores es SpacesON.

– Herramientas. Tenemos actualmente muchas herramientas a nuestra disposición que permiten mejorar la eficiencia de las reuniones. Una de las herramientas que se deben usar SIEMPRE para enfocar la reunión es una pizarra de papel dónde apuntaremos problemas que hayan surgido y que podremos resolver después, pero que podría desenfocar la reunión

Te resumimos estos costes en esta infografia que hemos creado especialmente para ti 🙂

Y tú ¿que piensas del coste de las reuniones en tu empresa? ¿Crees que se podría reducir?