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Cómo crear un orden del día para reuniones eficientes

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Todos hemos asistido a reuniones donde los asistentes vienen sin estar preparados, la gente se sale del tema constantemente y los asuntos hablado son una perdida de tiempo.

Estos problemas provienen, muchas veces, de una mala preparación del orden del día. Un orden del día efectivo fija objetivos claros para antes, durante y después de la reunión.

Ayuda al equipo a prepararse a la reunión, reparte el tiempo de manera pensada, permite a todos participar a la reunión y identifica los limites de cada tema. Si un problema aparece durante la reunión, un orden del día bien preparado permite resolverlo de manera eficiente y rápida.

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Te dejamos aquí algunos consejos para crear un orden del día eficiente, con una plantilla y un ejemplo que te puedes descargar. También recuerda que tienes a tu disposición la herramienta de minutas de SpacesON para tomar notas de forma eficiente durante la reunión.

Busca opiniones del equipo

Si quieres que tu equipo se sienta comprometido con la reunión, asegúrate de que el orden del día refleje sus necesidades. Pregunta a cada miembro del equipo una sugerencia sobre los temas del orden del día junto con una razón de porqué este tema tiene que ser hablado durante la reunión.

Si finalmente decides no incluir este tema, explica a la persona porqué lo has hecho.

Selecciona temas que impactan a todo el equipo

El tiempo de reuniones es muy caro y difícil de planificar. Las reuniones deben ser empleadas para hablar y tomar decisiones sobre problemas que impactan el equipo en su totalidad (y necesita a todo el equipo para resolverlo). Suelen ser acciones que necesitan coordinación en el equipo o problemas entre personas que tienen diferentes necesidades e informaciones. Por ejemplo: ¿Cómo debemos repartir los recursos compartidos? ¿Cómo reducimos el tiempo de respuesta? Si el equipo no pasa su tiempo hablando de problemas que les impacta, perderán su compromiso y al final, no vendrán.

Apunta si el objetivo de un tema es compartir información, tener opiniones para una decisión o tomar una decisión

Será difícil que los miembros del equipo participen de una forma eficiente si no saben si deben simplemente escuchar, dar su opinión o ser parte del proceso de decisión. Si las personas piensan que son parte del proceso de decisión, pero tú quieres sólo su opinión, todos se sentirán frustrados al final de la reunión. Si el objetivo es tomar una decisión, indica las normas de decisión en el orden del día. Si eres el líder en la reunión, al principio del tema puedes decir algo como «En la medida de lo posible, quiero que tomemos la decisión por consenso. Eso quiere decir que todos deben estar de acuerdo. Si no conseguimos estar todos de acuerdo después de una hora, tomaré yo la decisión siguiendo la conversación que hemos tenido. Os compartiré mi decisión y las razones de esta decisión».

Calcula el tiempo adecuado para cada tema

Esto tiene dos objetivos. Primero, te fuerza a pensar en cada tema y el tiempo que va a necesitar: introducción, ronda de preguntas, resolver los diferentes puntos de vista, generar soluciones potenciales, y ponerse de acuerdo sobre los puntos de acción próximos. De manera habitual, solemos subestimar el tiempo necesario para cada cosa. Si hay 10 personas en la reunión y has calculado 10 minutos para tomar una decisión, estás probablemente subestimando el tiempo necesario: eso significa que tendrás que tomar una decisión después de 10 minutos de conversación.

Segundo, calcular el tiempo para cada tema fuerza cada persona a adaptar sus comentarios para que encaje en el tiempo dedicado.

Propone un proceso para tratar cada tema del orden del día

El proceso identifica los pasos por los que tiene que pasar el equipo para completar la conversación o tomar una decisión. Ponerse de acuerdo sobre un proceso mejora significativamente la eficiencia de la reunión, sin embargo, los directivos rara vez lo hacen. Si el equipo no se ha puesto de acuerdo sobre un proceso, cada uno participará con su propio proceso personal. Lo has probablemente visto en otras reuniones: algunos miembros del equipo definen un problema, otros piensan porque este tema está en el orden del día y otros miembros siguen definiendo y evaluando soluciones.

El proceso para tratar un tema tiene que aparecer por escrito en el orden del día. Cuando llegues a este tema durante la reunión, explica el proceso y busca el acuerdo «Sugiero que usemos el proceso siguiente. Primero, tomemos 10 minutos para recompilar toda la información. Segundo, tomemos otros 10 minutos para identificar y ponerse de acuerdo sobre cualquier idea. Tercero, tomaremos otros 10 minutos para identificar y ponerse de acuerdo sobre los intereses que tenemos que satisfacer en cualquier solución. Finalmente, usaremos 15 minutos para crear una solución que toma en cuenta todos los intereses y sigue la información y conclusiones. ¿Alguna sugerencia para mejorar este proceso?»

Especifica como los miembros deben preparar la reunión

Distribuye la agenda con bastante tiempo de antelación antes de la reunión, para que el equipo pueda leer el material y preparar sus ideas sobre cada tema de la reunión.

Identifica quién es la persona responsable para cada tema

Alguien otro que el líder de la reunión es a menudo responsable para dirigir la conversación sobre un tema en especifico. Esta persona puede aportar información adicional sobre el tema, explicando datos o puede tener una responsabilidad organizaciones en este área. Identificar esta persona en frente de cada tema asegura que cada persona responsable lo sabe (y se prepara para ello) antes de la reunión

El primer tema de la reunión debe ser «revisar y modificar la agenda si necesario»

Aunque tu equipo haya desarrollado juntos la agenda antes de la reunión, toma un minuto para ver alguna cosa debe ser cambiada por razones de cambio cualquiera. He tenido una vez una reunión planificada con un directivo de nivel muy alto. Mientras revisábamos la agenda, pregunté si había que modificar algo. El director indicó que acababa de anunciar su dimisión y que probablemente deberíamos de reflejar este cambio en el orden del día. Los cambios no suelen ser tan dramáticos, pero es mejor revisar todos los temas con los miembros del equipo.

Acaba la reunión con un «plus/delta»

Si tu equipo se reúne habitualmente, dos preguntas se deben hacer para mejorar de forma continúa: ¿Qué es lo que hemos hecho bien? ¿Qué podemos hacer mejor la próxima vez? Invertir 5 o 10 minutos permitirá al equipo mejorar sus resultados, las relaciones de trabajo y la satisfacción del equipo.

Aquí algunas preguntas que se pueden hacer:

  • ¿Hemos distribuido el orden del día de forma adecuada?
  • ¿Cada persona ha podido preparar bien la reunión?
  • ¿Hemos estimado bien el tiempo para cada tema?
  • ¿Hemos conseguido no salirnos del tema?
  • ¿Ha sido el proceso eficiente para cada tema?

Para asegurarte que el equipo pueda mejorar, revisa los resultados con un plus o delta al principio de cada reunión.

Si desarrollas ordenes del día siguiendo estos consejos, y la plantilla que te puedes descargar aquí, será más fácil para tu equipo estar concentrado en las reuniones y tener resultados satisfactorios de estas reuniones

[sociallocker id=»817″] Descargar plantillaHaz click aquí para descargar la plantilla para organizar el orden del día [/sociallocker]
Articulado inspirado del artículo de HBR

 

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