Reunión de empresa

8 herramientas para programar tus reuniones

Programar una reunión y ponerse de acuerdo decenas de personas sobre su día y hora puede convertirse en un infierno, convirtiéndose en una batalla sin fin de emails y errores de programación. Ya hemos publicado un post sobre apps para organizar eventos, pero aveces, organizar una reunión entre varias personas que, además, no siempre están en el mismo lugar puede resultar complicado.

Por suerte, existen muchas herramientas que te ayudarán a encontrar la hora exacta sin intercambiar miles de emails.

¿Qué es lo que convierte una herramienta en excelente programador de reunión?

Lo ideal sería que funcione con muchas aplicaciones de calendario, por ejemplo Google Calendar, Outlook y Ical, pero existen pocos actualmente que sean compatibles con todas estas herramientas.

La mejor aplicación es la que es compatible con TU calendario, pero no limita tus invitados. No puedes controlar que servicio usan tus invitados, por lo que es mejor que la app sea la más abierta posible.

Hemos intentado encontrar aplicaciones de origen hispano-hablante, pero por desgracia, no hemos encontrado ninguna de la calidad de las que vamos a presentar. Sugerencias bienvenidas en los comentarios 😉

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6 consejos para tener excelentes reuniones por las personas más productivas del mundo

Sala de Reuniones en Barcelona

Reunión en la Sala “The Hive”

Mark Zuckerberg, Richard Branson y Guy Kawasaki comparten sus consejos sobre cómo mejorar la productividad de las reuniones. Y cuando hablan, es mejor escucharles. Hasta que se posponga la reunión.

Las reuniones pueden ser muy aburridas, pero suelen ser necesarias.

Un estudio reciente llevado a cabo en Reino Unido concluye que el trabajador media pasa alrededor de 16 horas en reuniones cada año. Son más de 800 horas al año. A lo largo de una carrera, son más de 37.000 horas de reuniones, o 4 años de tu vida. Sí, has leído bien: ¡4 años! Alquilando salas de reuniones por horas, seguro que las empresas pensarían más en reducir este tiempo.

Existen los tradicionales consejos para tener reuniones productivas: preparar bien la reunión, tener un responsable para la reunión, un tiempo para empezar y acabar, una conclusión y una lista de tareas después de la reunión. Pero si tenemos que estar sentados en una reunión más de 37.000 horas, no podemos llegar a consejos más… ¿estimulantes?

Aquí os damos 5 consejos para mejorar las reuniones de empresa. Con un consejo adicional de Mark Zuckerberg 🙂

1. Pretende que ya has fracasado

Guy Kawasaki, un gurú en emprendimiento y autor de best-sellers, aconseja a los empresarios de reunir su equipo antes de tomar decisiones importantes, como un lanzamiento de producto o servicio. Sugiere decir en estos momentos: “Imaginemos que nuestro producto, nuestra empresa, fracasa. Ahora: ¿cuales podrían ser las razones de este fracaso?” Las razones pueden incluir falta de canales de distribución, comerciales poco preparados, software con errores, etc.

Según Kawasaki, la idea es de ayudar a las personas a imaginar que todo va mal, para encontrar soluciones a estos problemas antes que estos ocurran. Dicho con otras palabras “Gestiona un pre-mortem para que nunca tengas que gestionar un post-mortem”

2. Abre las puertas a la novedad

Richard Branson, el fundador de Virgin, escribe mucho sobre cómo abrir las puertas a la novedad en las reuniones. Invita a los conferenciantes más provocativos a hablar en su empresa, en campos tan diversos como la astronomía o o las nanotecnologías. Y organiza reuniones en espacios innovadores, cómo parques, porque, según él: “un cambio de ambiente y un poco de distracción hacen maravillas para ayudar a las personas a pensar de manera diferentes y relajarse”

3. Haz descansos

Clay Shirky, una autora que escribe sobre los efectos sociales, económicos y culturales del Internet tiene consejos para los que organizan reuniones en ambientes frenéticos. “Antes de la reunión, toma algunos segundos para hacer un descanso. Puede ser la diferencia entre una buena idea y una idea excelente en tu próxima reunión”

4. No desperdicies la juventud

Sean Higby, COO de Newsala, una aplicación multimedia en tiempo real, cree que las opiniones de los compañeros de trabajo más jóvenes tienen mucho valor. Les invita regularmente a reuniones y pide sus opiniones. Según Higby “Están mucho más cerca de la calle y saben instintivamente lo que quieren tus clientes. Muy amenudo, trabajan para la empresa porque les apasiona el sector y están al tanto de las últimas tendencias. Además sus opiniones no están bloqueadas por los prejuicios que pueden existir en la empresa.

5. Dilo en 5 palabras

Christopher Frank, autor y vice-presidente de American Express tiene algunas palabras de sabiduría sobre los que intentan contestar a la pregunta “¿De qué va la reunión exactamente?” Sugiere un truco al estilo Twitter: empieza la reunión preguntando a cada persona si pueden expresar el problema a resolver en 5 palabras o menos. Si las respuestas no son relevantes o demasiadas largas, los asistentes probablemente no se centran en el mismo problema. “Al expresar el problema de manera clara, tendrás una idea mejor sobre la información que necesitas, las personas que tienen que hablar y te aseguras que todos van en la misma dirección” escribe Frank en un artículo de Forbes

Consejo extra: Chico conoce a Chicos y Chicas

Nos podemos imaginar que Mark Zuckerberg, el creador de Facebook tiene miles de cosas que hacer con su tiempo, se ha desafiado personalmente durante el año 2013, para conocer una nueva persona fuera de Facebook al día durante todo el año. ¿Porqué? Para hacer más cosas para la comunidad y tener “más exposición”.

Personalmente, creo que estos consejos son muy inspiradores para mejorar el resultado de las reuniones de empresas. Y tú ¿tienes algún consejos adicional que podrías proponer?

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