Consejos para organizar reuniones en teletrabajo o en remoto

¿Cómo organizar una reunión con un equipo en teletrabajo/en remoto?

Las reuniones, para muchos, son una verdadera perdida de tiempo. Sin embargo, en SpacesON y en nuestro ejemplo de este post, Zapier, organizamos periódicamente reuniones, tanto presencialmente en Madrid, alquilando una sala de reuniones por Internet como a distancia.

Pensamos que las reuniones son una manera eficiente de resolver problemas y encontrar soluciones.

Aquí es como lo hace Zapier, la famosa startup de automatización, y también como lo hacemos nosotros (lo admitimos, les hemos “copiado” ;))  ¿Cómo lo haces tú?

Hora y frecuencia de las reuniones

Cada semana, fijamos una reunión semanal entre los miembros del equipo. Existen varios idiomas en el equipo (español e inglés), por lo que el idioma de referencia es el inglés. Tenemos gente trabajando en varios puntos de España y en Asia, por lo que la reunión se hace por la mañana siempre.

La duración de las reuniones es de 30 a 45 minutos máximo, lo que permite mirar todas las opciones.

Estructura de las reuniones

Las reuniones no son para compartir información, son para detectar problemas, ofrecer soluciones y planificar.

Antes de la reunión, cada miembro del equipo escribe un poco sobre lo que están trabajando esta semana y lo que tienes planificado en un documento

  • Lo que he dicho que haré esta semana y resultados
  • Problemas que han surgidos
  • Cosas que haré la semana que viene

Se puede leer antes de la reunión (pero asegurar que se ha leído) o durante los 10 primeros minutos de la reunión en silencio. Compartir información por escrito es mucho más eficiente

Conversación durante la reunión

Gestionar una conversación durante una reunión es complicado de hacer. Algunas personas intentan siempre dominar la conversación. Una forma de solucionar este problema es dar 5 minutos a cada uno para hacer preguntas. Al limitar el tiempo, siempre se va a lo esencial.

Equipamiento de la reunión

Se puede pensar que una conexión a Internet y unos cascos es lo único suficiente para organizar la reunión. Pero realmente no es así. Es necesaria una BUENA conexión a Internet y unos BUENOS cascos. En SpacesON, si hay problemas con la conexión, alquilamos un despacho para una hora para no tener problemas. El coste es bajo (unos 12€+IVA) y nos aseguramos que todo funcione bien.

¿Porque este sistema de reuniones funciona?

Este sistema funciona porque las siguientes razones:

  1. No requiere mucho trabajo preparar la reunión. Todo lo que necesita para el éxito de la reunión es escribir sobre lo que se ha hecho y lo que se va a hacer
  2. La reunión se enfoca en contestar ciertas preguntas. Se comparte información al principio de la reunión.
  3. Sigue una estructura definida y permite que la reunión fluya fácilmente
  4. Cada uno de los miembros tiene tiempo para contestar a sus dudas gracias a la regla de los 5 minutos
  5. Tener un entorno adecuado con el despacho por horas para los que lo necesitan
  6. Todo esta documentado

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Vía Zapier

tipos de reuniones

Reuniones de empresa: los seis tipos más comunes

Actualmente, se organizan una cantidad infinita de reuniones. Sin embargo, la clave para su correcta productividad es la planificación.

En este articulo, detallaremos los tipos de reuniones y como puedes sacar provecho de ellas.

Identifique su tipo de reunión para planificar el éxito

El primer paso hacia la planificación de una reunión es definir qué tipo de reunión es. Mientras que cada reunión es única, estar familiarizado con los seis tipos de reuniones más comunes le ayudará a identificar mejor las metas, estructura y actividades más adecuadas para sus reuniones.

Las reuniones representan un enorme valor para las empresas y los empleados.

A continuación se presenta un desglose de los seis tipos generales de reuniones con ejemplos de las principales actividades que involucran en cada tipo. Saber qué tipo de reunión está planeando aumentará el éxito de tu reunión.

Entrevistas de trabajo Continue reading

Nueva herramienta de videoconferencia BT Meetme organiza videoconferencias más naturales

Actualmente, existen muchos servicios de videoconferencia, entre los más conocidos están Skype o Google Hangout. Sin embargo, todavía existen numerosos problemas técnicos que hacen que la videoconferencia no resulta tan cómoda cómo pueda ser, entre otras cosas por la mala calidad de audio.

Para resolver este problema, BT y Dolby Laboratories han lanzado un nuevo servicio llamada “BT Meetme” que permite oír a los asistentes con calidad de audio Dolby. Además, se integra perfectamente en otros servicios de videoconferencia cómo Cisco Webex y Lync.

Las ventajas del nuevo servicios son variadas:

  • Se puede escuchar a cada persona desde una ubicación virtual distinta, lo que ayuda a identificar quién está hablando.
  • Se eliminan los ruidos de fondo
  • El teléfono puede ser utilizado para realizar llamadas telefónicas IP tradicionales.
  • La videoconferencia se puede organizar desde cualquier dispositivo: móvil, ordenador (PC o Mac), o teléfono

La claridad y calidad de audio marcan una enorme diferencia en nuestra capacidad de trabajar en equipo”, ha dicho el CEO de WANdisco, David Richards, que ha añadido que el servicio “crea la sensación de que todo el mundo se encuentra en la misma sala”. “Como resultado, hemos trasladado las reuniones de nuestro personal directivo, que incluye asistentes de Reino Unido, Estados Unidos y Australia, al servicio BT MeetMe con Dolby Voice. Estamos planeando ampliar el uso del servicio e instalar el teléfono en más salas en los próximos meses”.

Vídeo de presentación (en inglés):

¿Que piensas de la calidad audio de las videoconferencias? ¿Te parece cómodo organizar este tipo de reuniones?

El coste oculto de las reuniones ¿Lo conoces?

Las reuniones en empresa es un coste que, muchas veces, se olvida calcular. Estamos tan acostumbrados a tener poco control sobre nuestro tiempo, que lo dejamos ir en reuniones que, por desgracia, son a menudo ineficientes.

Si vamos muy en profundidad en el cálculo, podemos desglosar incluso el coste por minuto. Si tenemos una reunión de 15 personas, que dura 3 horas, el coste de esta reunión será de aproximadamente de 900 eurosContinue reading