5 tips para organizar reuniones de Consejos de Administración

El Consejo de Administración es el corazón de una empresa. Y por eso, cada una de las juntas realizadas deberían estar llenas de beneficios, soluciones y buenas ideas, en vez de limitarse a ser un evento de rutina.

Es una situación común para muchas empresas que sus reuniones no sean más que una pérdida de tiempo, en donde no se aporta nada nuevo y cada uno de los miembros asiste solamente por obligación.

Hoy le presentamos 5 consejos para que sus reuniones sean de mayor provecho y sus colaboradores puedan encontrar la motivación necesaria para participar activamente en ellas.

1. Organización antes, durante y después de la reunión

Lo que principalmente se busca durante una reunión del Consejo de Administración, es aumentar la productividad de la empresa. Por esta razón, es necesario que ésta también sea completamente fructífera, y la mejor forma de conseguirlo es a través de una correcta planificación.

En primer lugar, usted debe asegurarse de que todos los miembros estén al tanto de su participación con días de antelación al evento. Utilice diversos métodos para avisarle y recordarle a cada uno de los participantes del día, lugar, fecha y hora. Por ejemplo, puede repartir circulares o enviar correos electrónicos como recordatorio.

También es esencial que al momento de la reunión todo esté organizado de antemano. Desde los puestos en donde se sentará cada participante, los temas a tratar, el horario de descanso, etc., hasta contar con una secretaria capacitada. Es recomendable que organice un programa y lo reparta a cada miembro antes de comenzar.

Por último, no olvide tomar nota de todo lo ocurrido en la reunión. Su secretaria puede encargarse de hacer un resumen sobre lo más importante para que luego pueda evaluarlo y sacarle el mejor provecho.

2. Consiga un espacio adecuado

Un buen ambiente puede influir de gran manera en cómo se desarrolle la reunión. Si el lugar que elige para la reunión es muy pequeño o hace calor, puede crear una atmósfera negativa, evitando que el evento logre su objetivo principal. Mientras que, si se cerciora de que se podrá disfrutar de un ambiente cómodo y agradable, seguramente logrará que todos los aspectos de la reunión fluyan naturalmente, los participantes estarán dispuestos a dar su mayor rendimiento.

Si su empresa es pequeña y no cuenta con un lugar acondicionado para celebrar las reuniones, puede buscar opciones externas que se adecúen a su presupuesto. Aquí podrá encontrar el listado de salas de reuniones adecuadas para este tipo de reuniones.

3. Haga de cada reunión una nueva experiencia

No cometa los mismos errores que en eventos anteriores, ni “copie y pegue” el mismo cronograma una y otra vez. Si desea resultados óptimos, lo ideal es siempre buscar la manera de innovar. Esto no sólo le ayudará a mantener la motivación de usted y su equipo de trabajo, sino que además le permitirá experimentar nuevas formas para trabajar.

4. Utilice gráficos y recursos multimedia

Es muy importante que las reuniones del Consejo de Administración sean amenas e interesantes, pero también deben ser fáciles de llevar. Si se limita a utilizar la charla durante todo el proceso, probablemente en algún punto alguien pueda perder el hilo de la conversación.

Le aconsejamos que, en lo posible, utilice videos, imágenes, gráficos, y cualquier otro recurso que le sirva como material de apoyo para que cada uno de los puntos a tratar pueda entenderse fácilmente.

5. Forme un equipo de trabajo productivo

Un Consejo de Administración realmente efectivo no es el más grande, sino el que cuenta justo con los miembros necesarios para hacerlo un equipo ejemplar.

Intente reducir en lo posible el número de participantes. Convoque sólo a quienes tengan las habilidades y conocimientos necesarios para aportar algo positivo a la reunión, o a quienes tengan el potencial de hacerlo.

Además, es importante que escuche con atención las opiniones y sugerencias de cada persona. Las mejores ideas pueden estar en donde menos se lo espera.