By Equipo de SpacesON abril 16, 2015 Consejos y Tutoriales 0 Comments

Checklist para la perfecta organización de un evento

Cómo organizador de evento, seguro que tienes tendencia a hacer lista de forma natural.

Pero incluso los organizadores de eventos más experimentados se pueden olvidar de algo.

Por ello, hemos preparado una sencilla pero completa checklist para que tu evento se desarrolle a la perfección. Si prefieres descargarte esta checklist en formato PDF, la puedes encontrar aquí: http://es.slideshare.net/coworkingon/checklist-para-la-perfecta-organizacin-de-eventos

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De 3 a 5 meses antes del Evento

Elegir el tema del evento, así cómo el número de personas que van a asistir y el ambiente que queremos crear
Elegir el Espacio y planificar la logística (disposición del Espacio, catering, equipamiento audiovisual, acceso para discapacitados, etc)
Crear el presupuesto, definir las fechas claves y la agenda del evento
Conseguir patrocinadores en el caso de que fuera necesario
Identificar e invitar a los ponentes
Identificar que materiales y servicios vamos a tener que contratar o comprar

Llamar a los potenciales ponentes para confirmar su asistencia
Contactar con los patrocinadores para informarles sobre los avances del proyecto
Elegir el proveedor de catering
Fijar los modos de transporte al evento
Decidir si se va a invitar a medios de comunicación. En el caso de que sí, recopilar una lista de contactos claves
Mandar las invitaciones
Fijar las necesidades en cuanto a material audiovisual y organizarlo con el gestor del Espacio

Contactar con los ponentes para hablar acerca de sus presentaciones y ver si necesitan información adicional o soporte, cómo por ejemplo si usamos plantillas de Powerpoint

Hacer una lista de los materiales que llevaremos al evento y empaquetarlos
Asignar las tareas a cada miembro del equipo (lo que incluye la persona encargada de verificar la inscripción, la persona encargada de tomar notas, el coordinador audiovisual, la persona encargada de recibir a los ponentes y la persona encargada de las relaciones con los medios de comunicación)
Confirmar todos los detalles del eventos con el fotógrafo, lo que incluye la logística y los tipos de fotografias que queremos. Por ejemplo, si se preve que va a asistir un/a represente del gobierno, le indicaremos que queremos que salga en las fotos

Verificar los detalles con el gestor del Espacio, confirmar las necesidades audiovisuales y mandar al gestor la disposición del Espacio y/o cualquier instrucción para la organización del evento.
Hacer un chequeo del Espacio
Llamar a los periodistas para animarles a venir
Finalizar e imprimir la agenda y la lista de participantes
Contactar con los ponentes para asegurarnos de que tienen la fecha y la ubicación correcta así cómo el momento y la duración en el que hablarán. Indicarles el nombre de la persona que les recibirá
Redactar una nota de prensa describiendo el evento para mandarla el día anterior al evento o el mismo día del evento.

Llevar todos los materiales al Espacio
Empaquetar un “Kit de Suministros” con cualquier material que se pueda necesitar (celo, tijeras, grapadora, bolígrafos, lapices, papel, números de teléfono de los ponentes, etc)

Llegar una hora antes del evento para asegurarnos que la disposición del espacio es correcta y que el material audiovisual funciona correctamente. Verificar todos los micrófonos, proyectores, equipamiento audio e Internet.
Verificar el Espacio de inscripción. Asegurarse que hay bastantes etiquetas y material.
Asegurarse que todo el equipo tiene claro lo que tiene que hacer, cuando y dónde
Asegurarse que los carteles de información están bien puestos
Mandar la nota de prensa

Organizar una reunión con el equipo de organización del evento, para ver lo que ha funciona bien y lo que se puede mejorar para futuros eventos
Preparar un resumen escrito y evaluación del evento
Revisar las facturas y hacer el pago de las facturas pendientes
Contactar con los patrocinadores y ponentes que han asistido para ver su feedback y hablar de futuras colaboraciones
Mandar tarjetas de agradecimientos a los ponentes, patrocinadores, miembros del equipo y cualquier persona que ha ayudado a la organización del evento.
Mandar emails a los medios de comunicación que han asistido al evento y ofrecerles ayuda en el caso de que necesiten más material

¿Añadirias algo a esta checklist?

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