Consejos y Tutoriales

Checklist para la perfecta organización de un evento

checklist organización eventos

Cómo organizador de evento, seguro que tienes tendencia a hacer lista de forma natural.

Pero incluso los organizadores de eventos más experimentados se pueden olvidar de algo.

Por ello, hemos preparado una sencilla pero completa checklist para que tu evento se desarrolle a la perfección. Si prefieres descargarte esta checklist en formato PDF, la puedes encontrar aquí: http://es.slideshare.net/coworkingon/checklist-para-la-perfecta-organizacin-de-eventos

De 3 a 5 meses antes del Evento

  • Elegir el tema del evento, así cómo el número de personas que van a asistir y el ambiente que queremos crear
  • Elegir el Espacio y planificar la logística (disposición del Espacio, catering, equipamiento audiovisual, acceso para discapacitados, etc)
  • Crear el presupuesto, definir las fechas claves y la agenda del evento
  • Conseguir patrocinadores en el caso de que fuera necesario
  • Identificar e invitar a los ponentes
  • Identificar que materiales y servicios vamos a tener que contratar o comprar

 

2 meses antes del Evento

  • Llamar a los potenciales ponentes para confirmar su asistencia
  • Contactar con los patrocinadores para informarles sobre los avances del proyecto
  • Elegir el proveedor de catering
  • Fijar los modos de transporte al evento
  • Decidir si se va a invitar a medios de comunicación. En el caso de que sí, recopilar una lista de contactos claves
  • Mandar las invitaciones
  • Fijar las necesidades en cuanto a material audiovisual y organizarlo con el gestor del Espacio

 

1 mes antes del Evento

  • Contactar con los ponentes para hablar acerca de sus presentaciones y ver si necesitan información adicional o soporte, cómo por ejemplo si usamos plantillas de Powerpoint

 

2 semanas antes del Evento

  • Hacer una lista de los materiales que llevaremos al evento y empaquetarlos
  • Asignar las tareas a cada miembro del equipo (lo que incluye la persona encargada de verificar la inscripción, la persona encargada de tomar notas, el coordinador audiovisual, la persona encargada de recibir a los ponentes y la persona encargada de las relaciones con los medios de comunicación)
  • Confirmar todos los detalles del eventos con el fotógrafo, lo que incluye la logística y los tipos de fotografias que queremos. Por ejemplo, si se preve que va a asistir un/a represente del gobierno, le indicaremos que queremos que salga en las fotos

 

1 semana antes del Evento

  • Verificar los detalles con el gestor del Espacio, confirmar las necesidades audiovisuales y mandar al gestor la disposición del Espacio y/o cualquier instrucción para la organización del evento.
  • Hacer un chequeo del Espacio
  • Llamar a los periodistas para animarles a venir
  • Finalizar e imprimir la agenda y la lista de participantes
  • Contactar con los ponentes para asegurarnos de que tienen la fecha y la ubicación correcta así cómo el momento y la duración en el que hablarán. Indicarles el nombre de la persona que les recibirá
  • Redactar una nota de prensa describiendo el evento para mandarla el día anterior al evento o el mismo día del evento.

Un día antes del evento

  • Llevar todos los materiales al Espacio
  • Empaquetar un “Kit de Suministros” con cualquier material que se pueda necesitar (celo, tijeras, grapadora, bolígrafos, lapices, papel, números de teléfono de los ponentes, etc)

El día del evento

  • Llegar una hora antes del evento para asegurarnos que la disposición del espacio es correcta y que el material audiovisual funciona correctamente. Verificar todos los micrófonos, proyectores, equipamiento audio e Internet.
  • Verificar el Espacio de inscripción. Asegurarse que hay bastantes etiquetas y material.
  • Asegurarse que todo el equipo tiene claro lo que tiene que hacer, cuando y dónde
  • Asegurarse que los carteles de información están bien puestos
  • Mandar la nota de prensa

 

Después del evento

  • Organizar una reunión con el equipo de organización del evento, para ver lo que ha funciona bien y lo que se puede mejorar para futuros eventos
  • Preparar un resumen escrito y evaluación del evento
  • Revisar las facturas y hacer el pago de las facturas pendientes
  • Contactar con los patrocinadores y ponentes que han asistido para ver su feedback y hablar de futuras colaboraciones
  • Mandar tarjetas de agradecimientos a los ponentes, patrocinadores, miembros del equipo y cualquier persona que ha ayudado a la organización del evento.
  • Mandar emails a los medios de comunicación que han asistido al evento y ofrecerles ayuda en el caso de que necesiten más material

¿Añadirias algo a esta checklist?

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