6 tipos de reuniones de empresa y cómo hacer para mejorarlas

[Post editado el 05/04/22, publicación original el 22/02/17]

Si crees que asistes a más reuniones que antes, es porque lo haces.

En una era post-COVID, el número de reuniones a las que asistimos ha aumentado. Tanto si trabajamos desde casa como en la oficina, es importante entender los distintos tipos de reuniones en las que participamos.

Las reuniones son una forma de colaborar, compartir información y encontrar soluciones en equipo, independientemente del lugar desde el que trabajemos. Son una oportunidad para utilizar técnicas de brainstorming para generar ideas nuevas y creativas.

El problema es que muchas de las reuniones que se celebran hoy en día son ineficaces. Según el informe State of Meetings de Doodle, los profesionales pasan 2 horas cada semana en reuniones inútiles.

¿Cómo podemos hacer que las reuniones parezcan menos una pérdida de tiempo y más productivas?

Empecemos por conocer los diferentes tipos de reuniones y cómo asegurarnos de que aportan valor a tu empresa.

Identifica tu tipo de reunión para planificar el éxito

El primer paso hacia la planificación de una reunión es definir qué tipo de reunión es. Mientras que cada reunión es única, estar familiarizado con los seis tipos de reuniones más comunes le ayudará a identificar mejor las metas, estructura y actividades más adecuadas para sus reuniones. Las reuniones representan un enorme valor para las empresas y los empleados. A continuación se presenta un desglose de los seis tipos generales de reuniones con ejemplos de las principales actividades que involucran en cada tipo. Saber qué tipo de reunión está planeando aumentará el éxito de tu reunión.

 

Tipo de reunión 1: Reuniones de decisiones

Una reunión de toma de decisiones es un esfuerzo de colaboración dirigido por un jefe de equipo.

Según McKinsey, suele estar formada por entre 6 y 8 asistentes y contiene un orden del día estructurado que identifica la decisión que hay que tomar.

Los participantes son responsables clave de la toma de decisiones o expertos en la materia. Por ejemplo, la decisión sobre una nueva contratación sólo incluirá a determinados empleados, como los directores de contratación.

Para que una reunión de toma de decisiones sea eficaz, los participantes deben saber de antemano cómo se tomará la decisión, según un artículo de Harvard Business Review.

Por ejemplo, si el equipo no puede llegar a un consenso en 60 minutos, lo someterán a votación o el responsable principal tomará la decisión final. Saber de antemano cómo se va a tomar la decisión evita que se pierda tiempo.

Otro aspecto importante de las reuniones de toma de decisiones es la recopilación de información. Hay que asegurarse de tener toda la información necesaria para tomar la mejor decisión.

Ejemplos:

• Decidir sobre una nueva contratación
• Hacer un cambio de marca de la empresa
• Cambios operativos como la reducción de personal o de costes
• Aprobación final de un diseño

 

Tipo de Reunión 2: Reuniones de Brainstorming o lluvia de ideas

Las sesiones de brainstorming son reuniones de innovación. Los participantes colaboran para generar ideas nuevas y creativas.

Durante estas sesiones, los miembros del equipo trabajan en igualdad de condiciones o bajo la dirección de un facilitador. Estas reuniones de generación de ideas están estructuradas de forma flexible, lo que permite a los equipos «pensar a lo grande» y aprovechar su potencial creativo. Utilizando diversas técnicas de brainstorming, como la elaboración de mapas mentales, los empleados emplean su capacidad de pensamiento creativo para aportar nuevas ideas o nuevos productos.

Las reuniones de Brainstorming tienen más éxito cuando los equipos son diversos. La diversidad de perspectivas genera mejores ideas, identifica posibles puntos ciegos y crea soluciones más innovadoras.

Ejemplos:

• Desarrollo de productos
• Creación de campañas publicitarias

Tipo de Reunión 3: Reuniones de Toma de Decisiones.

La gran mayoría de las decisiones de negocios son hechas por grupos en reuniones. Mientras que las pequeñas decisiones son tomadas en todos los tipos de reuniones, las decisiones más importantes usualmente obtienen sus propias reuniones dedicadas. Hay diferentes tipos de procesos de reuniones de toma de decisiones, y se debe tener cuidado en elegirlos como es el caso del reunir y compartir información, soluciones a través de lluvia de ideas, evaluación de opciones, clasificación de preferencias y votación. Una de las salas que más se alquilan en SpacesON para este tipo de reunión es esta sala:

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Tipo de Reunión 4: Reuniones Individuales

Una reunión individual es un encuentro entre dos personas. Se programa con un propósito específico.

Por ejemplo, puede ser una revisión del rendimiento entre un directivo y su empleado, o una reunión entre un representante de ventas y su cliente.

Aunque no es necesario seguir un orden del día durante un cara a cara, es habitual que haya un documento en el que se indique lo que debe tocar cada persona. Por lo demás, la reunión tiene un formato poco preciso y se desarrolla como una conversación normal.

Según Microsoft Workplace Insights, las reuniones individuales han aumentado un 18% desde la pandemia. Su investigación descubrió que los puntos de contacto regulares fomentan una sensación de conexión y diversión para los empleados remotos.

Ejemplos:

• Encuentros semanales
• Presentación de un nuevo empleado
• Revisión trimestral del rendimiento
• Sesión de coaching o tutoría
• Reunión de ventas con clientes

Tipo de Reunión 5: Reuniones de Innovación.

Las reuniones creativas y de innovación suelen comenzar con el pensar fuera de la caja, a través de una lluvia de ideas, asociación, y compartir de ideas en un ámbito amplio. Los participantes reunidos pueden entonces usar varias técnicas y procesos para reducir la piscina diversa de ideas a una lista más enfocada. A través de clasificación, evaluaciones, y toma de decisiones, la idea o ideas más acordes son identificadas, y las recomendaciones y labores pueden ser asignadas basadas en esto. Una de las salas que más se alquilan en SpacesON para este tipo de reunión es esta sala:

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Tipo de Reunión 6: Reuniones de Creación de Equipos o «TeamBuilding»

Las reuniones de creación de equipos o TeamBuilding están diseñadas para reforzar el trabajo en equipo, la confianza y la cohesión. Mejorar la forma en que los empleados trabajan juntos conduce a un aumento de la productividad, así como de la felicidad de los empleados.

Una reunión de creación de equipos pretende crear un ambiente divertido e interactivo mediante el uso de juegos o retos de equipo. Es una gran oportunidad para que los organizadores o los líderes se involucren y formen conexiones más fuertes con sus equipos.

Dado que cada vez hay más empleados que trabajan a distancia, las reuniones virtuales de creación de equipos son cada vez más importantes. Son una forma de comprometerse y conectar con los empleados que trabajan desde casa y pueden sentirse aislados de los miembros de su equipo y de la organización. Comprometerse con los empleados remotos ayuda a evitar que la cultura de la empresa y la moral de los empleados se deterioren.

Ejemplos:

• Juegos de mesa virtuales
• Desafíos virtuales de equipo
• Almuerzos de trabajo
• Charlas TED internas
• Salidas de equipo

¿Cómo hacer reuniones exitosas?

Ser capaz de hacer reuniones eficientes y exitosas es magnífico para tu compañía y para tu carrera. Las reuniones representan un gran valor para las compañías y los trabajadores, así que cuando planifiques y ejecutes reuniones, podrás esperar lo mejor. En vez de eso, obtener una reputación por ejecutar reuniones exitosas y eficientes es bueno para tu empresa.