8 herramientas para programar tus reuniones

Post actualizado el 11 de Mayo del 2022

Programar una reunión y ponerse de acuerdo decenas de personas sobre su día y hora puede convertirse en un infierno, convirtiéndose en una batalla sin fin de emails y errores de programación. Ya hemos publicado un post sobre apps para organizar eventos, pero aveces, organizar una reunión entre varias personas que, además, no siempre están en el mismo lugar puede resultar complicado. Por suerte, existen muchas herramientas que te ayudarán a encontrar la hora exacta sin intercambiar miles de emails. ¿Qué es lo que convierte una herramienta en excelente programador de reunión? Lo ideal sería que funcione con muchas aplicaciones de calendario, por ejemplo Google Calendar, Outlook y Ical, pero existen pocos actualmente que sean compatibles con todas estas herramientas. La mejor aplicación es la que es compatible con TU calendario, pero no limita tus invitados. No puedes controlar que servicio usan tus invitados, por lo que es mejor que la app sea la más abierta posible. Hemos intentado encontrar aplicaciones de origen hispano-hablante, pero por desgracia, no hemos encontrado ninguna de la calidad de las que vamos a presentar. Sugerencias bienvenidas en los comentarios 😉

1.Rallly para decidir rápidamente de una fecha

Levanten la mano: ¿Quién está disponible el lunes? ¿Y el martes? Ése es el concepto en el que se basa la sencillísima aplicación web Rallly -sí, con tres L-, que te ayuda a ti y a tus socios a encontrar una fecha agradable para reunirse.

Hay una elegante simplicidad en una herramienta que hace una cosa y la hace bien. Rally permite que todo el mundo -incluida la persona que ha creado la encuesta- envíe sus respuestas de forma totalmente anónima. No hay necesidad de crear cuentas, y sólo el organizador tiene que enviar una dirección de correo electrónico. El sitio promete que tus datos «nunca se utilizarán con fines comerciales», y el proyecto es de código abierto, por lo que es posible inspeccionar el código.

El usuario introduce algunas sugerencias sobre cuándo le gustaría reunirse e invita a la gente a responder a su encuesta introduciendo sus direcciones de correo electrónico o enviándoles un enlace. Para cada encuesta que crees, aparece un cuadro de discusión debajo de ella donde cualquiera puede dejar comentarios.

El principal inconveniente de Rallly es que sólo te permite sugerir fechas, no horas. Tampoco dispone de herramientas de gestión ni de funciones avanzadas de programación, y mucho menos de conectividad con tu calendario. Pero a veces lo más sencillo es lo mejor. Si tú y tus amigos sólo necesitáis una forma de programar una noche de cine, ésta es la forma de hacerlo.

2. Boomerang Calendar para grupos usuarios de Google Apps

Boomerang Calendar es una extensión para Chrome y Firefox que se apoya en Gmail para su funcionamiento. La extensión permite reuniones de grupo, perfecto para coordinar grupos y como accede a tu Google Calendar, permite evitar conflictos de calendarios. Visitar la página de Boomerang Calendar, gratuito, en inglés

3. Doodle, para decidir de una hora

Esta herramienta es probablemente la más conocida de todas. Y la más sencilla. Tan sólo tendrás que poner la ubicación, alternativas de días y horas y Doodle creará una tabla de votos que podrás enviar a tu equipo. Allí, cada miembro entrará su dirección de email y votará. Es sencillo y directo. La herramienta es gratuita, pero si quieres integrar Google Calendar y Icloud calendar, tendrás que optar por la versión premium. Visitar la web de Doodle. Gratuito con publicidad. Premium a partir de 39$/mes. En inglés.

4. Timebridge, para profesionales ocupados

Timebridge es una aplicación web que coordina tus reuniones. Es compatible con Outlook, Google Calendar y Icloud y sincroniza tus calendarios con su herramienta. Con una cuenta Timebridge, puedes poner opciones de reuniones por defecto y poner en negro las horas en el que no estás disponible. El funcionamiento es sencillo: eliges tus opciones y las mandas por correo a tus invitados. Timebridge se encargará de elegir la mejor opción y de mandar los recordatorios a tus asistentes. Además, te indicará la ubicación en un mapa y el tiempo que hará. Visitar la web de Timebridge. Gratuito. En inglés [mailmunch-form id=»528500″]

5. Calendly, para presentaciones comerciales

Calendly es otra aplicación que se basa en Google, pero también en Office 365. Calendly es una herramienta perfecta para programar reuniones comerciales: tan sólo tendrás que mandar el enlace de tus calendario a tus posibles prospects con la duración de la reuniones y ellos elegirán los tiempos disponibles y ¡la reunión comercial estará organizada! La herramienta es gratuita para funcionalidades básicas y con publicidad. Para funciones más avanzadas, el plan premium empieza a 8$/mes. Visitar la web de Calendly. Gratuita, con plan premium a partir de 8$/mes. En inglés.

6. Vyte.in, para organizar una reunión de forma sencilla

Vyte.in es otra herramienta que tiene su base en Google. Funciona de una manera similar a otras herramientas: elige varias opciones en tu calendario, varios sitios y tus invitados. Los invitados pueden votar por las opciones que mejor les conviene por email y la aplicación indica el número de votos sin necesitar cuenta. Vyte.in es perfecta para los organizadores de reunión que tienen dificultades en encontrar una hora para la reunión. Visitar el sitio web de Vyte.in. Gratuito. En inglés, francés y portugués. 

7. Meet-o-Matic, para coordinar equipos de trabajo grandes

Meet-O-Matic permite elegir varios horarios para una reunión y mandar las invitación a mucha gente, creando un enlace para seguir las respuestas a tu invitación. La herramienta no se sincroniza con tu calendario, pero el plan premium permite exportar la información a Excel. Al no sincronizar con otras aplicaciones de calendario, la aplicación no informará de posibles conflictos, pero la ventaja es que no depende de ninguna aplicación, por lo que es una mejor apuesta para las personas que no usan Google Calendar. Visitar el sitio web de Meetomatic, Gratuito, plan premium a 19,99$/año, en Inglés

8. Youcanbook.me, para aceptar reuniones con Google Calendar

Si eres usuario de Google Calendar, Youcanbook.me ofrece una manera sencilla para que otras personas programen reuniones contigo. Conéctate con tu cuenta Google, añade tus detalles personales y YCBM creará una página personalizada dónde podrás aceptar reuniones dependiendo de tu calendario. Se puede mandar el enlace al calendario o embeberlo directamente en un blog o sitio web. Además, podrás recibir pagos, por ejemplo para los consultores. Esta herramienta es perfecta para organizar presentaciones de producto o reuniones comerciales Visitar la web de Youcanbook.me, Gratuito, en inglés. Y tu, ¿usas algún tipo de herramienta para organizar reuniones? ¿cuales? Recuerda que SpacesON es el líder en espacios para reuniones & eventos. Uno de los lugares favoritos para reunirse está en la zona Bernabeu: Alquila Sala de reuniones junto al Estadio Santiago Bernabeu en Madrid por horas y días- SpacesON