Planificar tu primer evento en la era post COVID : nuestros consejos (actualizado Septiembre 2021)
Una de las claves del éxito profesional es la capacidad de ser flexibles y adaptarnos al cambio. Y la pandemia del COVID ha cambiado de manera profunda la industria de las reuniones y eventos.
Con el confinamiento y las posteriores restricciones de aforo y distancia social, los organizadores de eventos han pensado cómo iban a hacer para sobrevivir. No sabíamos si los eventos presenciales iban a volver en algún momento, y si los eventos online iban a sustituir los eventos presenciales. Pero no, nada puede sustituir el contacto personal y la presencia física.
Ninguna pantalla podrá realmente sustituir una reunión presencial para intercambiar ideas, presentar un producto o cualquier otra cosa. Sin embargo, es cierto que los eventos se tienen que adaptar a la «nueva normalidad».
Planificar tu primera reunión o eventos en la era post COVID puede ser aterrador y complicado, pero ahora es él momento de pensar, planificar, evaluar y prepararse para el nuevo mundo que tenemos delante de nosotros.
Para ayudarte, hemos redactado esta lista de consejos que te ayudarán a organizar tu primer evento en la era de la «nueva normalidad»
1. Encontrar el lugar idóneo para tu evento o reunión en la era post-COVID
Encontrar el lugar adecuado siempre ha sido algo muy importante para el éxito de un evento o reunión. Sigue siendo algo muy importante, pero ahora hay que considerar nuevos factores en la búsqueda de espacios.
Antes de organizar una reunión o un evento, es importante que te informes de las restricciones vigentes, para asegurarte de cumplirlas.
También, es importante que te informes de las condiciones de cambios y cancelaciones por si la normativa cambia. También es una buena idea tener un plan de contingencias, donde se detallará fechas de cancelaciones en caso de necesidad, como hacer cambios de espacios, etc
En SpacesON, tenemos constancia de que los espacios entienden que tienen que ser más flexibles, pero también tienen que sobrevivir. Hay espacios que son más flexibles que otros, o más abiertos a la comunicación.
Si quieres que te asesoremos y te aconsejemos algunos espacios, no dudes en usar nuestro servicio de búsqueda personalizada. Puedes pedir más información aquí:
2. Construye una relación de confianza con los asistentes al evento
Como organizador de eventos, siempre ha sido muy importante crear una relación de confianza con tus asistentes y clientes. Es muy importante recordar que muchos profesionales llevan más de año y medio sin asistir a un evento profesional, y puede que genere cierta ansiedad en algunas personas juntarse en un lugar cerrado
Para responder a estas preocupaciones, te recomendamos informar muy bien acerca de las medidas que has tomado frente a la COVID-19:
- Medidas de distancia social
- Uso de gel hidroalcoholico
- Desinfección de las salas: muchos de los espacios que puedes encontrar en SpacesON han tomado medidas de desinfección entre las reuniones
- También si el evento lo requiere, puedes pedir certificado de antígenos negativo
3. Usa las nuevas tecnologías para tu evento en la era post COVID
Aunque estés organizando un evento presencial, te recomendamos añadir un elemento online para que los asistentes que no pueden o no quieren ir al evento presencial puedan disfrutar de las ventajas del evento.
No dudes en leer nuestro post sobre «Cómo organizar un evento híbrido» para tener más información
Además, siempre puedes tener el riesgo de que algún ponente tenga un positivo en COVID, por lo que si has previsto una conexión online, el evento podrá desarrollarse con normalidad.
4. Usa espacios abiertos
Los espacios abiertos siempre han sido muy demandados, pero con la COVID, estos espacios tienen una especial importancia porque la gente se siente más “segura” en este tipo de espacios.
Por otra parte, tener un espacio abierto conectado con el espacio principal permite tener un espacio de descanso merecido durante el evento. Por ejemplo, este espacio cuenta con una terraza en Barcelona:
¿Necesitas ayuda para encontrar el espacio perfecto para tu evento? No dudes en visitar nuestro sitio web o contactar con nosotros si necesitas un servicio premium.