Como organizar un evento híbrido? (2021)

El coronavirus ha puesto patas arriba muchos sectores, pero uno de los sectores más afectados ha sido el de los eventos. 

Por suerte, con la campaña de vacunación masiva, parece que las cosas están mejorando. Los aforos todavía están limitados, así como la distancia social, pero los eventos vuelven cada mes más fuerte. Poco a poco, parece que el año 2021 va a permitir una recuperación del sector de los eventos.

Los eventos online han crecido mucho desde la pandemia, pero necesitamos todavía tener contacto físico. Los eventos híbridos unen lo mejor de dos mundos: el evento presencial con el evento online. 

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es el que mezcla el evento presencial con elementos digitales, adaptado a cada público para una experiencia óptima. 

Si quieres entender más en profundidad lo que es un evento híbrido, te recomendamos leer el post que publicamos hace unas semanas: ¿Qué es un evento híbrido?

¿Cómo organizar un evento híbrido? Equipamiento básico

Soporte técnico 

El equipamiento del evento híbrido así como el soporte técnico es muy importante para un evento híbrido. 

Una sala con la luz adecuada

Para organizar un evento híbrido exitoso, te recomendamos un espacio con luz natural y también con la posibilidad de tener focos adicionales. Cuando un evento se retransmite en directo o es grabado. 

Un espacio que solemos recomendar en SpacesON es el espacio ASTER, que tiene además una amplia experiencia en este sector.

 

Videocámaras HD + trípode

Es necesario tener por lo menos 3 cámaras, para que la grabación tenga varios puntos.

Micrófonos para los conferenciantes

 Software para organización de eventos híbridos 

Equipo humano

Más allá del soporte técnico, es necesario contar con un equipo de personas completo para que el evento híbrido se convierta en éxito

Te recomendamos tener las siguientes personas en tu equipo:

• Personal técnico, que sepa manejar el software y otros aspectos técnicos del evento
• Personal de cámara 
• Un ingeniero de sonido
• Una persona encargada de los asistentes online
• Moderadores
• Un encargad@ de las redes sociales para que difunda en tiempo real el evento en redes sociales

 

Material esencial y básico para tu evento híbrido en 2021

• Tener disponible todo el material del evento (PowerPoint, Videos, otros archivos) online. Puedes usar almacenamiento en la nube tipo Dropbox
• Actualiza frecuentemente tus redes sociales para que los asistentes a distancia estén al tanto de las novedades del evento a distancia 
• Ten cuidado a la ropa de los conferenciantes del evento, para que no se mezcle con el color de fondo de la escena principal
• También evita la ropa con rayas, porque da malos resultados en los eventos online.

 

Cosas que puedes hacer para que tu evento híbrido sea un éxito

1. Haz que los asistentes en remoto puedan participar de verdad al evento

Para que tu evento híbrido sea un éxito, tienes que pensar en estrategias para que los asistentes en remoto puedan participar de verdad al evento. Un evento híbrido es diferente de un evento online, donde los asistentes son pasivos frente a una pantalla. Intenta interactuar al máximo con tus asistentes con sesiones de preguntas y un chat con los asistentes en remoto 

 

2. Haz unas sesiones cortas y divertidas 

Atraer la atención de los asistentes del evento híbrido puede ser complicado y es todo un desafío.

Recuerda que los asistentes en línea se pueden ir con un click si no lo encuentras interesante.

Atrae su atención: usa GIF e imágenes gráficas divertidas. 

Otra forma de atraer la atención es haciendo preguntas constantemente a la audiencia virtual 

 

Cómo organizar un evento híbrido: desafíos

Planificar un evento, no dos eventos

En el momento de empezar, puede resultar confuso entender sobre qué aspectos del evento es importante centrarse. Puede resultar complicado encontrar la forma de unir el evento presencial con el evento online. Sin darse cuenta, tu organizador de evento puede pensar en dos eventos en vez de unificar un evento único. Gestionar la logística, los costes y la gestión es un desafío en estas situaciones.

Para que el evento sea coherente, la elección de una plataforma tecnológica es muy importante. Ten en cuenta que este tipo de evento es relativamente nuevo y entonces puede ser inevitable tener algunas asimetrías durante el evento

Crear valor para los patrocinadores

Los patrocinadores del evento quieren una visibilidad máxima. Quieren que todos les vean, les escuchan y tengan su nombre en la boca. Toca convencerles del valor de los eventos híbridos para el año 2021.

Si necesitas convencer a los patrocinadores sobre el valor del evento, aquí 3 ventajas de los eventos híbridos para ellos:

• La audiencia es internacional, no sólo local
• Los patrocinadores pueden interactuar en directo con los asistentes virtuales a través del chat y de las preguntas y respuestas
• Las métricas de un evento híbrido son mucho más precisas

Encontrar un horario adecuado para todas las zonas horarias

Con un evento híbrido, llegas a personas de todo el mundo, que pueden encontrarse en diferentes zonas horarias.

Es importante pensar en las zonas horarias, y cual es mejor horario para el evento. A lo mejor, también, puedes pensar en organizar un evento de varios días o contenido bajo demanda.