Los mejores programas para la organización de archivos y documentos en la empresa

En múltiples ocasiones habremos utilizado programas del estilo de Basecamp para organizar las listas de To Do dentro de los diferentes departamentos en cualquier empresa, sin duda estas herramientas son muy útiles para mejorar la productividad personal y en paralelo poder supervisar el desarrollo de un proyecto.

Sin embargo, hoy vamos a hablaros de un software que va un paso más allá en la gestión de cualquier empresa independientemente del tamaño de ésta, es R2 Docuo, un programa que facilita la organización de archivos y documentos así como el envío y almacenamiento de ellos en la nube para que puedan acceder a ellos quienes estén autorizados.

Cualquier empresa sabe lo importante que es disponer de un sistema de gestión documental para organizar sus archivos y poder acceder a ellos de forma ordenada, pues bien, R2 Docuo es un programa de los denominados gestor documental de archivos, que tal y como se explica en el anterior enlace consiste en una herramienta para facilitar la implantación de un sistema gestión documental de la empresa.

¿Cuáles son las principales características de los programas de gestión documental que los hacen tan útiles?

• Facilitan el proceso de digitalización y organización de documentos y archivos

• Permiten el acceso a los archivos en la nube, con la ventaja que supone a la hora de organizar los documentos en empresas y organismos que disponen de oficinas o personal organizados en diferentes localizaciones.

• Para el desarrollo de estas acciones disponen de herramientas muy útiles que se pueden utilizar al margen del propio hecho de la gestión documental, es el caso del envío de archivos grandes y almacenamiento de archivos en la nube del mismo modo que podemos hacerlo con Dropbox o Wetransfer, pero con la ventaja añadida de que podemos organizar los archivos integrándolos en nuestro sistema de gestión documental.

• Disponen de un control de versiones, esta función es importantísima, mediante ella podemos saber quién y cuándo ha modificado un archivo para poder trabajar en paralelo sin miedo a efectuar el trabajo sobre un archivo obsoleto o que se está modificando en paralelo por otro miembro del equipo.

• Finalmente hemos de hablar de la herramienta workflow, esto es algo con lo que no cuentan todos los programas de gestión documental, en el caso de R2 Docuo su aplicación workflow facilita la gestión de procesos de trabajo. En todo sistema de gestión documental es necesario definir las fases del proceso o flujos de trabajo; de este modo se puede determinar qué personal debe realizar cada una de las fases, los procesos a desarrollar y el orden en que se pueden ejecutar. ¿Y porqué es tan importante un workflow?, esencialmente porque es la base de cualquier sistema de gestión documental, vertebra la organización del sistema y evita que se comentan muchos errores en el proceso de archivado y posterior modificación de archivos y documentos.