Reunión de cierre de proyecto

7 pasos para organizar una reunión de fin de proyecto “Post Mortem”

Las reuniones post mortem, preferiblemente llamadas reuniones retrospectivas por los más supersticiosos, se realizan luego del término de un proyecto para determinar y analizar los principales fallos y aciertos de éste.

Estas reuniones son muy importantes, y deberían realizarse siempre para cualquier clase de proyecto, sea pequeño o grande, en cualquier clase de empresa.

No obstante, una reunión de fin de proyecto puede ser poco productiva si no se realiza correctamente. En este artículo te indicaremos algunas pautas para que tus reuniones post mortem puedan cumplir con todos tus objetivos.

Paso 1: Realizar la reunión lo antes posible

Lo más recomendable es que sea realizada aproximadamente una semana luego de haber terminado el proyecto. Esto hará que los miembros del equipo tengan las ideas frescas y aún conserven el interés. Si dejas la reunión para después, lo más seguro es que cada uno de ellos se encuentre enfocado en otro proyecto, por lo que su motivación y sus aportes no serían los mismos.

Paso 2: Seleccionar un moderador

Si una persona se encarga de coordinar y planificar la agenda, todo será mucho más organizado. El moderador debe ser uno de los miembros del equipo, alguien que haya trabajado de lleno en el proyecto y lo conozca a la perfección.

No necesariamente debe ser siempre el mismo moderador para todas las reuniones retrospectivas. Mejor aún, la plantilla puede ir rotándose para asumir responsabilidades y ganar experiencia.

Paso 3: Todo el equipo del proyecto debe participar

Estos análisis no son exclusivos paras los líderes. Todo el que haya participado, de alguna manera u otra, debería estar presente en la reunión.

Cada miembro del equipo tuvo participación en diferentes aspectos del proyecto, así que para realizar un análisis profundo, es importante conocer la opinión y conclusiones de cada uno de ellos. Por ejemplo, el área creativa puede determinar por qué la idea no gustó, mientras que los encargados del marketing pueden resaltar los fallos en la publicidad.

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Paso 4: Incluir a los clientes

Nadie puede dar un mejor veredicto de si un proyecto falló o triunfó que el consumidor final. La opinión de los clientes no será un recurso absoluto, pero puede servir como guía para establecer ciertos aspectos.

Puedes contar con la presencia de 5 a 10 clientes que hayan probado el producto o servicio y que hayan proporcionado un feedback interesante.

Paso 5: Seleccionar 3-5 aspectos más importantes

Cada proyecto puede tener cientos de aciertos y fallos, pero sólo una pequeña parte es realmente influyente.

Una vez tú y tu equipo hayan discutido los principales aspectos, es aconsejable que elijan de 3 a 5 de ellos y se enfoquen en analizarlos a fondo, ya que aunque es importante conocer todo lo sucedido, la reunión no debería extenderse por tanto tiempo.

Analizar cada aspecto por separado ayudará a identificar mejor cuál fue el problema, dónde surgió, por qué no se solucionó, etc.

Paso 6: No enfocarse en quién tuvo la culpa, sino en cuáles fueron los errores

Recuerda que estas reuniones tienen como finalidad descubrir los aspectos negativos para aprender de ellos y no volver a cometerlos, y conservar todo lo bueno. Sin importar quién cometió el error, lo importante es que todos puedan sacarle el máximo provecho en el futuro.

Paso 7: Documentar el análisis

Una persona debe encargarse de tomar notas durante el post mortem y luego optimizar el documento para que quede un registro de todos los temas tratados. Es importante que éste incluya lo más importante de la reunión, como los errores, los aciertos, las propuestas, etc.

El documento debe ser archivado y estar a la mano de todo el equipo, para que puedan leerlo detenidamente en cualquier momento y aplicar lo aprendido en sus próximos proyectos.

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