Consejos para organizar un evento para tu empresa
Toda empresa, sea grande, mediana o pequeña, necesita organizar eventos con el fin de promocionar su marca, productos o incluso relanzar productos que en tiempos anteriores no tuvieron mucha aceptación. Es la oportunidad que tiene una empresa de conectarse emocionalmente con el público.
La organización y la planificación son elementos clave para organizar un evento exitoso. No importa si es un evento deportivo, una conferencia o un concierto, es importantísimo que cuides cada detalle.
Si aún no tienes muy claro cómo organizar un evento para tu empresa, toma nota de los siguientes consejos súper útiles que hemos preparado para ti:
1. Determina el propósito del evento
Saber qué es lo que quieres lograr con el evento, y a qué público quieres llegar es vital para poder elaborar el contenido y designar tareas de logística al personal. El hecho de tener claro cuáles son los resultados que quieres obtener, te mantendrá motivado y enfocado a dar lo mejor para la realización del evento.
Recuerda que las metas que te plantees deben ser realistas, medibles, específicas y por consenso.
2. Trabaja en base a listas
Las listas serán tus mejores aliadas durante la organización del evento. Escribe todo lo que se te pase por la mente, y luego descarta lo que es irrelevante. La ventaja de las listas, es que una vez comenzada la organización del evento, podrás hacer un seguimiento de las tareas que ya se han ejecutado, al igual de las que quedan pendientes.
Organiza las listas por orden de importancia, y revísalas frecuentemente para que nada se pase por alto.
3. Busca patrocinadores
Los patrocinadores son bastante importantes durante la realización de un evento, ya que te permiten ahorrar tiempo y una gran cantidad de dinero. Además, es una ganancia de parte y parte, mientras tú te ahorras dinero, ellos consiguen hacer publicidad gratis de sus marcas. ¡Busca todos los patrocinadores que puedas!
4. Destina un buen presupuesto
A pesar de que exista la posibilidad de contar con el apoyo de patrocinadores, debes establecer un presupuesto que cubra TODO el evento. Este debe ser elaborado en base al tipo del evento, número estimado de participantes y número de personal logístico.
Debes hacer todo lo posible por ahorrar costos, pero sin poner en riesgo la calidad del evento.
En SpacesON, te lo ponemos fácil: ¡Podrás ver todos los precios de alquiler de salas sin esperar directamente en el sitio web! No lo dudes y descubre todos los espacios para eventos que puedes alquilar online fácilmente.
5. Promociona el evento
Si no te encargas de hacer difusión del evento a través de la página web, email marketing y redes sociales, es muy posible que nadie asista y que pierdas dinero. Este es un punto muy importante para garantizar la asistencia del público.
No solo te limites a hacer publicaciones del evento, ponte creativo y organiza sorteos para regalar entradas. Esto sin dudas garantizará una difusión a mayor escala.
6. Supervisa todo el día del evento
A veces es imposible digerir por qué cuando llega el evento todo suele volverse un caos, a pesar de que anteriormente hayan trabajado en base a organización y planificación. ¿No te has fijado que en ciertos eventos el personal de logística parecen corredores profesionales?
Bueno, esto ocurre porque el día del evento, todos comienzan a improvisar. Para que esto no ocurra, el organizador debe delegar la mayoría de las tareas (o todas) con el fin de poder supervisar las tareas que le corresponde a cada uno para que el evento salga bien.
7. Ten un plan B
Nadie es perfecto, y por ende, es muy probable que pueda surgir algo inesperado durante el evento. Así que tener un plan de emergencia es lo más inteligente que puedes hacer para solventar cualquier problema y no tener que pasar un mal rato.
Te aconsejamos que tomes nota de los errores más comunes que pueden surgir en un evento, como el sonido o la iluminación. No hay nada más desesperante que ocurra un error y no tengas la manera de solucionarlo.
Recuerda que es mejor tener un plan B y no necesitarlo, que necesitarlo y no tenerlo.
8. Premia a los asistentes
Debes hacerle sentir al público que es importante. Por ello, te recomendamos que inviertas dinero en obsequios para entregarle a cada uno de ellos al finalizar el evento. Asegúrate de que los regalos estén relacionados con la empresa y a la temática del evento, si por ejemplo es uno deportivo, puedes obsequiar termos con el logo de la empresa.
Esperamos que estos consejos sean útiles en la organización de los próximos eventos de tu empresa.
Aquí te dejamos algunos de los espacios para eventos para eventos más reservados en SpacesON:
Salón de Actos muy cerca de Atocha en Madrid
Este salón de actos es idóneo para la celebración de seminarios, jornadas informativos y conferencias. Además, lo podrás reservar y gestionar online, lo que te permitirá ahorrar horas.
Este espacio multidisciplinar es idóneo para eventos en el sector de Marketing o Nuevas Tecnologías, exposiciones de arte o cualquier evento de empresa dónde se busca un espacio original
¿A qué esperas para ahorrar tiempo y dinero para tus eventos con SpacesON?