Reduce los tiempos de las reuniones y haz el «GRIT» realidad!
Aaaah, ¡las temidas reuniones de empresa! Cuando escuchas la palabra «reunión», ¿qué es lo que te viene a la mente? La mayoría de nosotros, que han vivido cientos de reuniones improductivas pensarán ¡»una perdida de tiempo«! Y eso será probablemente verdad. Demasiadas veces, las reuniones son poco eficaces, no son productivas, desorganizadas.
Pero antes de pensar en como mejorar las reuniones, vamos a pensar porque las reuniones son importantes. Las reuniones permiten seguir el trabajo de cada uno y no perder de vista los objetivos de un proyecto. Las reuniones son necesarias antes del proyecto, y al final del proyecto. Son el lugar donde compartimos la visión de la empresa o del proyecto, damos a conocer los planes de la empresa, aclaramos las expectativas y los resultados deseados y nos aseguramos que todos están al día.
Las reuniones son también donde aprendemos del pasado, para saber qué ha ido mal y lo que tenemos que hacer diferente la próxima vez. Las reuniones eficaces mejoran la productividad, antes de perjudicarla.
Para bajar el tiempo dedicado a las reuniones y mejorar su eficiencia, os proponemos aplicar el principio del «GRIT». «GRIT» implica la verdad cómo base, alineada con la integridad y combinada con el respecto hacía uno mismo y hacía los demás. Todo esto se combina para conseguir el objetivo de la generosidad.
1. Verdad (Truth)
Saber el propósito de la reunión. ¿La reunión de verdad es necesaria? ¿Qué temas se tratarán? ¿Se ha creado un orden del día con los resultados deseados? Es necesario priorizar los asuntos por orden de importancia.
2. Integridad (Integrity)
Hay estar en linea con el objetivo de la reunión y asegurarse que las personas adecuadas estén en la reunión. No invites a personas que no son necesarias. Respeta el orden del día y usa un «repositorio de temas» por los asuntos que no están previstos y que han surgido. Haz un seguimiento de los temas de las reuniones anteriores y crea una lista de nuevas acciones. Aborda los temas más importante al principio de la reunión. Comienza y acaba a tiempo.
3. Respeto (Respect)
Sé objetivo y abierto. Pide a los asistentes que apaguen los móviles para que estén «presentes». Da la oportunidad a cada persona de intervenir. Dar el reconocimiento a las personas les ayuda a expresarse. Pide y respeta todas las opiniones y puntos de vista. Gestiona los comentarios «off-topic». Sé consciente del tiempo de cada uno. Sigue el programa de la reunión, deja que las cosas fluyan y sigue el orden del día por tema y tiempo. Refuerza las responsabilidades de cada uno y toma las decisiones difíciles, para que cada uno te respete.
4. Generosidad
Prepara la reunión para que sea un éxito. Piensa en todas las cosas para que los asistentes pueden tener éxito en la reunión. Proporcionales toda la información necesaria en un breve periodo de tiempo. Haz que la reunión sea agradable y ten todas las cosas bajo control. Impone una «tasa» para todos los que llegan tarde, contesta al teléfono, manda Whatsapp o está distraído.
Implementa el «GRIT» en tus reuniones y verás cómo tus reuniones y tu empresa llegan a otro nivel.
Fuente: http://www.entrepreneur.com/article/247469