Las ventajas de contratar una secretaria virtual
Nota: este post es un post invitado de Patricia Trobajo González Co-Fundadora de Externalízate www.externalizate.es
¿Alguna vez has pensado cuantas horas semanales pierdes por atender tú mismo el teléfono? Citas, llamadas comerciales, llamadas reiterativas, todos suma. El teléfono es un ladrón de tiempo constante que muchas veces ignoramos. Si nos paramos a mirar las horas que un autónomo o pequeño empresario pierden diariamente nos llevaríamos más de una sorpresa y eso redunda no sólo en una pérdida de tiempo, sino también en una disminución de nuestros ingresos. Son minutos, y horas, que restamos de nuestro tiempo efectivo de trabajo. Pongamos como ejemplo una peluquera; un salón que atienda una media de veinte llamadas al día a 5 minutos por llamada acaba perdiendo prácticamente dos horas de tiempo de efectivo de trabajo, supongamos que realiza un corte de pelo por hora y cobra cada corte a unos 35 euros, estaríamos hablando de unos 70€ de pérdida diaria de facturación, lo que suma mensualmente la friolera de unos, siempre redondeando, 1500€ al mes.
Contratar a alguien específicamente para esta función es una opción que, ya de por sí, suele reducir los costes de este servicio, pero que no todos los autónomos se pueden permitir. Aumentar la plantilla con un trabajador es, en la mayoría de los casos, complicado para un autónomo o pyme que acaba de empezar y más aún cuando los beneficios que logramos de dicha contratación no son tan evidentes. Es decir, continuando con el mismo ejemplo, aunque contratar un recepcionista me va a suponer un beneficio porque yo voy a ganar más tiempo para atender a mis clientes lo cierto es que voy a ver más impacto positivo si contrato a un peluquero y puedo duplicar así los clientes diarios.
En este vacío es donde entra el concepto de telesecretaria o secretaria virtual. Se trata de un profesional que atiende las llamadas de diferentes empresas con un trato exactamente igual al que daría una secretaria tradicional. Nuestro cliente no tiene por qué saber que sus llamadas se atienden desde otro sitio. Esto nos permite por una parte disminuir nuestros costes y centrarnos en el trabajo medular de nuestra compañía y por otra ganar en calidad de servicio.
Muchas veces por falta de tiempo o por el estrés que conlleva estar pendiente de varias cosas, no atendemos a nuestros clientes tan bien como nos gustaría y eso puede tener un efecto negativo en nuestra empresa. Dejándolo en manos de personal que se encarga exclusivamente de esta gestión y que está especialmente cualificado para ello conseguimos que el trato sea mucho más profesional sin perder cercanía. Una secretaria virtual puede ser la respuesta a este problema.
El ahorro económico es otra razón, y la causante de que la externalización haya encontrado su auge en tiempos de crisis. Por una parte se eliminan los problemas que un autónomo afronta a la hora de contratar personal, como las cuotas de la seguridad social, bajas, vacaciones, malas elecciones de personal,etc. Por otra hay un ahorro en medios (espacio, material informático).
Aunque la palabra virtual pueda echarnos atrás es importante aclarar este concepto. Una secretaria virtual es una persona de carne y hueso que puede hacer las mismas labores que una secretaria tradicional, a excepción de abrir la puerta a tus clientes. No es un trabajador por cuenta ajena que tienes en plantilla. Es un profesional freelance o perteneciente a una compañía especializada en estos servicios a quien confías parte de las labores de tu empresa. Su labor puede ir desde la mera recepción de notificaciones (averías por ejemplo), hasta la gestión de citas, la recepción de pedidos o la atención al cliente. Además, puede ofrecerte otros servicios que van desde la gestión de viajes o eventos hasta labores administrativas.